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SUPORTE E ATENDIMENTO

O suporte do ONGFácil é realizado de seg a sex das 9h às 17h pelo skype, telefone ou email.

 

Email: suporte@ekloos.org

Skype: instituto.ekloos

Telefone: (21) 2516-2854

instituto.ekloos

 

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 COMO REGISTRAR A SUA ORGANIZAÇÃO NO ONGFÁCIL?

Para começar a utilizar o ONGFácil, faça o seu registro no sistema através do menu Registre-se. Escolha o plano que melhor atender à necessidade da sua organização e clique em Registrar. Aparecerá uma tela com o Termo de uso. Após a sua leitura, clique no quadrado ao lado do “Eu li e aceito o termo acima”. Clique em CONCORDO.

Preencha o cadastro!

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Não esqueça de salvar!

Selecione o plano e cadastre os dados da sua organização.

Se a sua organização for uma ONG, coloca ISENTO na Inscrição Estadual.

 

 COMO ACESSAR O ONGFÁCIL?

Acesse o sistema através do endereço  sistema.portalongfacil.com.br

Atenção: não coloque o www antes do endereço.

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Digite o CNPJ da sua organização.

Usuário: Gestor

Senha: 123mudar

 COMO CADASTRAR OS PROJETOS DA SUA ORGANIZAÇÃO?

 

1.

Tela Principal

 

Ao entrar no sistema aparecerá a página principal, com o menu na parte superior e no meio da página aparecerá informações sobre os aniversariantes, pagamentos do dia e vencidos.

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O que tem para pagar hoje?

O que  está vencido?

Aniversariantes:

Beneficiários

Colaboradores

Doadores

Tela principal do Sistema

Cadastro do Tipo do Projeto

 

Comece a utilizar o sistema cadastrando o Tipo do Projeto. Os tipos de projetos deverão estar  relacionados com as áreas de atuação da organização (ex: social, cultural, educacional, dança, etc).

 

Insira sempre um tipo de projeto INSTITUCIONAL, que será utilizado para o projeto que conterá os custos fixos da organização.

 

2.

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Após escrever o nome clique em INCLUIR

Tipos de Projetos

Não esqueça de incluir um tipo com nome de INSTITUCIONAL, que será utilizado pelo projeto da organização que terá os custos fixos que não estão alocados a nenhum projeto específico.

Em qualquer tela do sistema, você pode consultar, alterar ou excluir as informações. Para estas funções, clique em consultar, selecione o item na seta amarela e clique em OK.

 

Depois de alterar o conteúdo, clique em alterar e se quiser excluir no botão excluir.

 

3.

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Para selecionar o item que quer consultar ou alterar clique na seta amarela e depois OK.

Se quiser consultar ou alterar os dados, clique primeiro em consultar.

4.

Cadastre os projetos da sua organização

 

Nesta tela você cadastra os dados básicos do projeto, o orçamento previsto,  associa os beneficiários que são atendidos, estabelece o cronograma de atividades e subatividades e associa os colaboradores (recurso pessoal) envolvidos no projeto.

 

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IMPORTANTE! O campo CÓDIGO é gerado automaticamente pelo sistema. 

Quando o projeto acontece? Esta informação será útil para fazer a frequência dos beneficiários.

Após preencher os dados, clique em Incluir.

5.

Cadastre o Orçamento do seu projeto

 

O cadastro do orçamento é feito através das Atividades e Subatividades. As Atividades são as Rubricas.

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Após cadastrar clique em Incluir.

Prazo para realizar a atividade.

Inclua as Rubricas do orçamento.

6.

Após cadastrar a Atividade, cadastre os itens do orçamento (subatividades).

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Para incluir os itens do orçamento, selecione antes a atividade.

Depois de selecionar a atividade. Clique na aba subatividade.

7.

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Após entrar com os dados clique em incluir.

Inclua o valor total referente ao período especificado.

 

 COMO CADASTRAR OS BENEFICIÁRIOS DA SUA ORGANIZAÇÃO?

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Cadastro dos beneficiários da organização.

 

 COMO CADASTRAR OS COLABORADORES DA SUA ORGANIZAÇÃO?

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Cadastro dos colaboradores da organização.

Os colaboradores podem ser CLT, Voluntários, PJ etc.

 

 COMO ALOCAR OS BENEFICIÁRIOS E OS COLABORADORES AO PROJETO?

O sistema possui um cadastro único de Beneficiários e Colaboradores. Como um beneficiário pode participar de mais de um projeto, pode você associá-lo a cada projeto. O mesmo acontece com os colaboradores.

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Não esqueça de incluir.

Coloque a data que o beneficiário começou no projeto.

Clique na lupa para selecionar o beneficiário.

 

 COMO ACOMPANHAR A FREQUÊNCIA DOS BENEFICIÁRIOS?

Nesta tela você fará o controle de frequência dos beneficiários em cada projeto, identificando se houve falta. 

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Coloque a data para fazer o controle de frequência.

O sistema considera que todos estão presentes. 

Se algum beneficiário faltou, clique aqui.

 

 COMO CADASTRAR DOADORES?

Nesta tela você adicionará o meio que gerou o contato com o doador, por exemplo, Edital, Internet, Amigo, Site, Campanha de Natal etc. Através deste cadastro será possível você medir campanhas de mobilização de recursos.

1.

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Como o seu doador encontrou você?

2.

Cadastre os seus doadores

 

Os doadores podem ser pessoas físicas ou jurídicas, o que possibilita que você tenha um cadastro único e acompanhe as doações recebidas.

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  1. Indicação: Caso este doador que você está cadastrando tenha sido indicado por algum outro doador, coloque sim, que aparecerá um campo para você selecionar quem foi responsável pela indicação.

  2. Plano de Contas: Neste campo você associará a conta de receita do plano de contas gerencial para que as doações recebidas deste doador sejam acumuladas nesta conta.

  3. Situação: Ativo (o doador está apto a fazer doações e receber mensagens) ou inativo (o doador não fará doações).

  4. Contribuição: Frequência de doações (Mensal ou Única). O campo "dia bom" serve para indicar o dia do mês de vencimento das doações.

  5. Forma de doação: Neste campo você indicará de que maneira o doador efetuará sua doação, por exemplo, através de boleto bancário, depósito, cartão de credito etc.

  6. Projeto: Associa a qual projeto esta doação está direcionada, caso a doação não esteja associada diretamente a nenhum projeto específico, associe a mesma ao projeto da própria instituição.

  7. Emitir Recibo: SIM para os doadores que querem receber recibo das doações realizadas, caso o doador não queira selecione NÃO.

  8. Não Gerar Recebível: Quando este campo for marcado não serão geradas, pelo processo automático do contas a receber, as doações (recebíveis) deste doador.

  9. Enviar boleto por email: quando este campo estiver marcado o doador receberá o boleto de suas doações por email.

  10. Aplicar juros e multa: quando este campo for marcado os boletos bancários deste doador serão gerados com as regras de juros e multas definidos em MENU -> PARÂMETROS AUXILIARES. Os juros e multas só são cobrados para pagamentos fora do vencimento.

 

 COMO CONTROLAR AS DOAÇÕES-CONTAS A RECEBER?

1.

Geração de Recebíveis

 

O ONGFácil possibilita que você gere automaticamente a previsão de receita para os meses seguintes, com base nas informações de cada doador. Além de gerar automaticamente os boletos para os doadores que optaram por esta forma de doação.

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Coloque o período para geração dos recebíveis

Determine o banco para a geração de boletos.

O log mostrará todas as entradas geradas no contas a receber.

Após cadastrar as informações, clique em processar.

Cadastre antes as suas contas bancárias no módulo de tesouraria.

Cadastro de recebíveis

 

Os recebíveis (doações) podem ter sido cadastrados automaticamente pelo processo de geração de recebíveis, ou você pode inclui-los manualmente.

2.

2.

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Associe a doação ao projeto, para fazer o controle de receitas/despesas por projeto.

Confirme o recebimento da doação

 

Para confirmar que a doação foi realizada, entre na tela de Baixa de recebíveis.

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Confirme o valor.

Insira a data de pagamento.

Especifique o banco onde a doação foi depositada.

3.

Acompanhe as doações realizadas pelos seus doadores

 

Este relatório possibilita fidelizar os seus doadores, identificando as doações que não foram realizadas para que se possa entrar em contato com o doador, através de um telefone, e-mail, carta etc.

4.

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Relatório de Acompanhamento de doações.

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Doadores

Acompanhe as doações mês a mês.

Valor proposto

5.

 

 COMO CONTROLAR OS PAGAMENTOS?

1.

Cadastre os fornecedores

 

Nesta tela você cadastrará todas as pessoas ou empresas na qual a organização irá realizar pagamentos.

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Clique em Financeiro >  Contas a Pagar > Fornecedor.

2.

Cadastre os pagamentos que serão realizados 

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Clique em Financeiro > Contas a Pagar > Documentos (compromissos)

Indique o projeto, atividade e subatividade ao qual este pagamento está associado.

Esta informação possibilitará o acompanhamento dos saldos das rubricas de cada projeto.

3.

Após efetuar o pagamento, baixe o compromisso

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Clique em baixar para confirmar o pagamento. 

Informe a data do pagamento.

Informe o banco no qual o pagamento foi realizado

 

 COMO FAZER A CONCILIAÇÃO BANCÁRIA?

O ONGFácil também possibilita a realização da conciliação bancária, de forma que você possa conferir se todas as suas receitas e despesas foram cadastradas do sistema.

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Clique em Relatório > Fluxo bancário

Visão Contábil e Gerencial

 

Diante da dificuldade que algumas organizações têm de entender os balanços contábeis, o ONGFácil disponibiliza duas formas de você acompanhar os resultados da sua organização: Plano de Contas Contábil, que é o plano de contas que o seu contador utiliza e o Plano de Contas Gerencial, que é definido pela sua organização.

 

O plano de contas gerencial possibilita que você gere relatório gerenciais para entender melhor as necessidades da sua organização e compartilhar as informações com o Conselho e a Diretoria.

 

 COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS?

Com o ONGFácil o acompanhamento dos gastos do seu projeto fica muito mais fácil. Através do relatório de Projeto Detalhado, você consegue acompanhar os gastos e quanto ainda tem de saldo em cada item do seu orçamento.

 

Com este relatório a sua prestação de contas é automática!

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Acompanhe o saldo de cada item do orçamento.

Clique em Relatórios > Projeto Detalhado